速効メソッド ITエンジニアのためのビジネス文書作成術

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• 速効メソッド ITエンジニアのためのビジネス文書作成術 | インプレス

内容紹介

わかりやすくてすばやくものにできる「掟（ルール）」＋「テクニック」に、13種類の豊富なテンプレートがついた、ITエンジニアのためのビジネス文書作成指南書、決定版！

本書は、IT関連を含む企業でのビジネス文書作成の研修で豊富な指導経験を有する著者と、ドキュメントコミュニケーションに関する高い知見を活かして大手IT企業で活躍中の著者がタッグを組み、ITエンジニアのために「文書作成術」を解説、すぐに役立つ文書作成のポイントとテンプレートを、紹介・提供するものです。本書は、実用性にこだわって作られており、次の特長を備えています。

★初歩から丁寧に説明 見落としがちな文書発行日、宛先・発行者といった書類が備えているべき要素など、ごく基本的な事柄から学べるものとなっています。

★サンプルには、ITエンジニアの日常においてよく見られる文章・文書を採用 著者陣のIT企業における指導経験をもとに作成した、ITエンジニアが「あるある」と感じられる文章・文書を題材に、わかりやすく解説を展開しています。

★一般的な文書からやや業務に特化した文書まで、テンプレートを提供 「議事録」「週報」など一般的な文書から、「要件定義書」「機能仕様書」といった、やや業務に特化した文書まで、13種類の多様なテンプレートを提供。新人・若手エンジニアの文書作成シーンに幅広く対応しており、日常において活用しやすくなっています。これらのテンプレートは、Officeファイル、PDFファイルの形式で、読者特典として無料でダウンロード提供しています。

※特典ご利用には、インプレスの無料読者会員システムへの登録が必要になります。提供予定期間は、発売から5年間となっています。

書誌情報

• 著者: 高橋慈子, 藤原琢也
• 発行日: 2021-07-21 (紙書籍版発行日: 2021-07-21)
• 最終更新日: 2021-07-21
• バージョン: 1.0.0
• ページ数: 208ページ(PDF版換算)
• 対応フォーマット: PDF, EPUB
• 出版社: インプレス

対象読者

新人から30代前半までのITエンジニア

著者について

高橋慈子

1988年テクニカルコミュニケーションの専門会社、株式会社ハーティネス設立。同代表取締役。https://www.heartiness.co.jp 企業のマニュアル制作・運用のコンサルティングを提供。ビジネスライティングの研修を幅広く手がける。宣伝会議「文章力養成講座」講師。情報処理学会ドキュメントコミュニケーション研究会運営委員。慶應義塾大学、立教大学、大妻女子大学　非常勤講師。
著作：『技術者のためのテクニカルライティング入門講座』『ビジネスマンの新教養UXライティング』（翔泳社）。本書では、第1・2・4章、および巻末付録の執筆を担当。

藤原琢也

富士通株式会社。1992年入社以来、マニュアル・ヘルプなどのユーザードキュメント開発、文書技術教育、人間中心設計／UI 設計、製品検証、オフショア開発推進などに従事。2018年から情報処理学会ドキュメントコミュニケーション研究会運営委員、2020年から同研究会幹事を担当。2021年現在、インフラストラクチャシステム事業本部に所属し、顧客システムのDX化、プラットフォームソフトウェア／サービスの拡販活動中。本書では、第3・5章、および巻末付録の執筆を担当。

目次

はじめに

• 本書の構成

第1章◆きほんの「き」としてのライティング7つの掟

• 1-1●IT エンジニアの文書はどうして「伝わらない」のか/1-1-1 正確なだけではダメ/1-1-2 わかりにくい文書の問題点
• 1-1-3 ビジネス文書は読み手の行動を促す目的で作る
• 1-2●［掟①］読み手と目的を特定する/1-2-1 読み手を想定すると、「わかりにくさ」が見える
• 1-2-2 読み手の属性を想定する/1-2-3 読み手の知識レベルを想定する
• 1-2-4 目的を明確にし、「盛り込みすぎ」を避ける/1-2-5 読み手と目的に合わせて情報を取捨選択する
• 1-3●［掟②］構成を組み立ててから書き始める/1-3-1 構成の問題点を考えてみる
• 1-3-2 書く前の準備を丁寧に行うことが近道/1-3-3 ロジックツリーで全体像を描く
• 1-3-4 ロジックツリーを使い、読み手視点でポイントを設定
• 1-4●［掟③］必須の要素を適切に書く/1-4-1 何のための文書なのかを読み取れるか確認する
• 1-4-2 「発信日」は文書が発行された日を書く/1-4-3 「あて先」は敬称を付けて、省略せずに書く
• 1-4-4 「発信者」を明らかにする
• 1-4-5 「表題」は、明確に書き、目立たせる
• 1-5●［掟④］重要な内容を先に伝える/1-5-1 重要な部分はどこかを考えてみる
• 1-5-2 段落と文の組み立て
• 1-5-3 わかりやすい組み立てで接続語を減らす
• 1-6●［掟⑤］5W2Hで情報を書き出し、ロジックツリーで整理する/1-6-1 ふんわりしたあいまいな書き方はNG
• 1-6-2 情報を5W2Hで書き出す
• 1-6-3 情報をロジックツリーで整理する
• 1-6-4 明確な情報で文章をまとめ、信頼を獲得する
• 1-7●［掟⑥］冗長な表現を避けて仕上げる/1-7-1 主文は簡潔に/1-7-2 情報を絞って、伝えたいことを明確にする
• 1-7-3 話し言葉は書き言葉に直す
• 1-7-4 同じ表現を繰り返さない/1-7-5 丁寧すぎる敬語に気を付ける
• 1-8●［掟⑦］チェックリストを使って文章を見直す/1-8-1 チェックリストを作り、観点ごとに見直す
• 1-8-2 文章の構成、読み手をチェックする/1-8-3 情報の過不足をチェックする/1-8-4 簡潔さ、わかりやすさをチェックする
• 1-8-5 誤字・脱字など文章品質をチェックする/1-8-6 改行、段落分けなどの読みやすくする処理をチェックする
• コラム●日本語でも英語でも簡潔な文章の書き方は同じ

第2章◆「伝わりにくさ」を解消する9つのテクニック

• 2-1●明快で理解しやすい文章にするコツ/2-1-1 「一文一義」の原則
• 2-1-2 「…ので」と「…が」は迷わず区切る
• 2-1-3 情報が素早く簡潔に伝わるよう、冗長にしない
• 2-2●書き手視点を読み手視点に変える/2-2-1 誰が誰に向けた文章なのかを明確にする
• 2-2-2 主語、目的語の省略や「など」の多用を避ける/
• 2-2-3 日時は解釈がばらつかないようにはっきり書く
• 2-2-4 してほしいことを具体的に書く
• 2-3●伝わりやすい構成と表現にする/2-3-1 何をすべきなのかを最初に書く
• 2-3-2 次に理由を述べていく/2-3-3 逆接の助詞「が」は、そのあとの意味を弱める
• 2-3-4 「二重否定」はわかりにくい/2-3-5 「～が必要です」は婉曲な表現。避けるべき
• 2-4●難しい印象を与えないように書く/2-4-1 英語表記をカタカナ語に換える
• 2-4-2 英語の略語を日本語の表記に換える
• 2-4-3 技術用語はできるだけ平易に説明を加える/2-4-4 英文直訳調の言い回しは避ける
• 2-4-5 理解しやすい事例で説明する
• 2-5●お詫び文では、謝罪とともに、経緯と今後の対応を真摯に伝える/2-5-1 謝罪の気持ちとその範囲を明確にする
• 2-5-2 経緯をはっきりさせるために、原因と結果を明確に伝える/2-5-3 対応を正しく伝える
• 2-5-4 内容が伴っていない丁寧さでは気持ちが伝わらない/2-5-5 丁重な文で結び、安心感を与える
• 2-6●他人事のような表現を直す/2-6-1 行動と結果で、能動態と受動態を使い分ける
• 2-6-2 「～となります」は主体性が伝わりにくい
• 2-6-3 相手から見て自分が当事者なら、「～とのこと」は使わない
• 2-7●熱意を伝える表現を加える/2-7-1 冒頭部で謝意を伝える
• 2-7-2 相手が知りたいことを要約して伝える/2-7-3 次の行動を促すように書く
• 2-7-4 熱意を疑われる言葉は使わない
• 2-8●共感を引き出すように表現する/2-8-1 指示には「メリットの説明」「不安の解消」を伴わせる
• 2-8-2 行動が見える言葉を使う
• 2-8-3 ミスやトラブルをユーザーのせいにしない
• 2-9●次の行動を書き加えて、評価につなげる/2-9-1 何を学んだのか、具体的に示す
• 2-9-2 事実をもとにして意見を書く
• 2-9-3 他人事のように書かず、自分の行動に落とし込む/2-9-4 積極性を伝えることで評価が高まる
• コラム●マネージャーを目指す人が身に付けておきたい文書作成力とレビュー力

第3章◆「伝わる」文書の構成と、Excel、PowerPoint活用のコツ

• 3-1●文書の基本フォーマット/3-1-1 文書の構成要素
• 3-1-2 探しやすさ、読みやすさのための見出し番号/3-1-3 わかりやすい箇条書きの作り方
• 3-1-4 手順や概念を図でわかりやすく表現する
• 3-1-5 表の特長と効果
• 3-1-6 要約文を適切に配置する
• 3-2●メールを読みやすくするコツ/3-2-1 メールの基本的な構成／フォーマット/3-2-2　あて先・挨拶＋発信者名乗りの書き方
• 3-2-3 要約文・詳細の書き方
• 3-2-4 依頼や指示の書き方
• 3-2-5 結びの挨拶・署名の書き方
• 3-2-6 読みやすいメールの文面例
• 3-3●Excelのワークシート作成のポイント/3-3-1 Excel活用の利点
• 3-3-2 表・グラフ中心の文書の効率的な作り方
• 3-3-3 行頭・行間の設定で見やすくレイアウト
• 3-3-4 複雑な表は「Excel方眼紙」で
• 3-3-5 テンプレート保存と共有が時短につながる
• 3-4●スライド作成のポイント/3-4-1 PowerPointの活用シーン
• 3-4-2 書式を統一して内容を伝わりやすくする
• 3-4-3 フォントの種類とサイズの統一
• 3-4-4 視線の動きへの配慮
• 3-4-5 1枚のスライドにテーマは1つ
• 3-4-6 一目で内容が把握できるタイトルに
• コラム●認知工学からみた紙文書と電子文書

第4章◆一般的なビジネス文書テンプレートと書き方の肝

• 4-1●社内ミーティング議事録/4-1-1 テンプレート
• 4-1-2 書き方の肝
• 4-2●顧客とのミーティング議事録/4-2-1 テンプレート
• 4-2-2 書き方の肝
• 4-3●週報/4-3-1 テンプレート
• 4-3-2 書き方の肝
• 4-4●質問メールに対する回答/4-4-1 テンプレート
• 4-4-2 書き方の肝
• 4-5●新サービスの案内/4-5-1 テンプレート
• 4-5-2 書き方の肝
• 4-6●社外向け提案書/4-6-1 テンプレート
• 4-6-2 書き方の肝
• コラム●転職に役立つ文章力、評価を高める文章力

第5章◆業務に特化したビジネス文書テンプレートと書き方の肝

• 5-1●障害報告書/5-1-1 テンプレート
• 5-1-2 書き方の肝
• 5-2●セキュリティに関する実施依頼/5-2-1 テンプレート
• 5-2-2 書き方の肝
• 5-3●ユーザー向け手順書/5-3-1 テンプレート
• 5-3-2 書き方の肝
• 5-4●FAQ（よくある質問と回答）/5-4-1 テンプレート
• 5-4-2 書き方の肝
• 5-5●トラブルシューティング集/5-5-1 テンプレート
• 5-5-2 書き方の肝
• 5-6●要件定義書/5-6-1 テンプレート
• 5-6-2 書き方の肝
• 5-7●機能仕様書/5-7-1 テンプレート
• 5-7-2 書き方の肝
• コラム●アジャイル開発における文書作成

付録◆ビジネス文書作成に役立つ表現の資料集

• 1●接続語の使い方/接続語の機能
• 接続語の使い方の留意点
• 2●混同しやすい同訓異字・同音異義語
• 3●注意したい敬意表現一覧/尊敬語
• 謙譲語
• 目上の人・社外の人が相手の場合に注意すべき表現
• 誰を立てるか。敬語の使い分けのポイント
• 4●話し言葉と書き言葉　対応表
• 5●数値、略語、カタカナ語の表記ルール/数値表記のルール
• 略語表記のルール
• 外来語のカタカナ表記のルール

索引

著者紹介